Оформление топливных карт

Здравствуйте)
не уверена что пишу в нужную тему, но надеюсь, что администрация меня направит)

помогите решить вопрос с топливными картами.
У ООО куплено в лизинг 2 легковых автомобиля, грузовой фургон + 2 человека (ген. директор и неофициальный хозяин ООО) ездят на своих автомобилях.
они хотят оформить топливные карты, чтобы расходы на бензин проходили по безналу (ну и чтобы сотрудники не тратили свои деньги).
что им нужно оформить чтобы ничего не нарушить?
договор с сотрудниками на аренду их автомобилей, чтобы расходы на бензин можно было брать в расходы?
и нужно ли оформлять путевые листы? и как часто?
можно ли выдавать топливную карту человеку, который не оформлен в штат?
и что еще нужно сделать/делать?

Заранее спасибо за ответы)💐